De branding, de uniformiteit en eenvoud in beheer maken deze oplossing in zijn totaal zeer geslaagd en baanbrekend

Bertjan Teunissen
Proces manager | Agis Zorgverzekeringen

StreamServe zorgt ervoor dat deze documenten conform huisstijl samengesteld en opgemaakt worden en vervolgens naar keuze op papier, via e-mail, fax, of anderszins aan onze klanten gestuurd worden. De huidige documenten zijn veel duidelijker geworden voor onze klanten.

Strakke documentaire processen voor Agis

Er was een complexe probleemstelling: per proces was de correspondentie anders geregeld; er waren verschillende systemen, diverse content management systemen, ad-hoc archivering van correspondentie en de output was uitermate inflexibel. “Mede als gevolg hiervan ontving het callcenter van Agis veel vragen die bij gebrek aan informatie vaak veel tijd kosten om op te lossen.
Het lijkt nu alsof er niets van deugde”, aldus Bertjan Teunissen, “maar dat was natuurlijk ook weer niet waar. Het was echter wel allemaal omslachtig, verspreid en moeilijk te beheren als gevolg van de fusie. Voor ons was het zaak om met de steun van de Raad van Bestuur handen en voeten te geven aan een geïntegreerd correspondentiesysteem, voornamelijk gebaseerd op een strakke stroomlijning van de documentaire processen.”

Een nieuw systeem: ARCADE

“Het resultaat is één compleet systeem waarbij de uitgaande documenten in onze huisstijl via het gewenste distributiekanaal naar onze klanten gaan en ook binnen het systeem op uniforme wijze, elektronisch worden beheerd. Geheel volgens de eisen en randvoorwaarden die voor de Basisverzekering gelden. Potentiële klanten zullen het verschil zeker ervaren op het moment dat zij bij meerdere verzekeraars offertes voor de basisverzekering telefonisch of online aanvragen.
Er gaan vele complete mailpacks, offertes en polissen uit, gebaseerd op individuele wensen.
En alles gaat geheel in stijl, gestructureerd en flexibel. We gaan met trots de vergelijking met andere verzekeraars aan.”
De opmaak is een cruciaal onderdeel. “De ‘branding’, de uniformiteit en eenvoud in beheer maken deze oplossing in zijn totaal zeer geslaagd en baanbrekend. Huisstijl is overigens meer dan een bedrijfslogo. Ook de content is belangrijk. De wijze van informatie aanleveren, afgestemd op de wensen van de klant, in combinatie met de business rules geven een eenduidige output die voor de klanten helder en overzichtelijk is.”

Notabox, de digitale brievenbus

Omdat Agis nu zo flexibel is, is het makkelijker om straks de stap te maken van fysieke output naar portalachtige omgevingen en e-mail. ‘Volledig elektronische aanlevering en verwerking van klantgegevens staan voor de deur’, aldus Teunissen. ‘Nadat de polissen en correspondentie zijn gestroomlijnd, zijn de volgende stappen het factuurgedeelte en de formulieren. Ook de elektronische factuur komt dankzij StreamServe volgend jaar aan de beurt in het kader van onze deelname aan Notabox, de digitale brievenbus van TPG Post.’